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实验（训）室工作档案管理制度

为提升我院实验（训）室管理总体水平，实现实验（训）室工作档案的规范化、制度化管理，结合我院实际，制定本制度。

一、实验（训）室工作档案的归档范围

实验（训）室工作档案指与教学科研仪器设备管理、实验（训）室建设与管理工作直接相关的，有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、组织管理

（一）设备与实训中心负责全院实验（训）室工作档案的宏观管理工作,各教学单位具体负责本单位实验（训）室工作档案的建立和管理。

（二）设备与实训中心和各实验（训）室均应设专人（实验（训）室工作档案管理员），分别负责院、院两级实验（训）室工作档案的建立及管理工作。

三、实验（训）室工作档案的内容

（一）教学科研仪器设备管理档案

1.常规管理档案

依据《许昌电气职业学院教学科研仪器设备管理办法》，教学科研仪器设备常规管理档案指与仪器设备的技术、经济管理直接相关的档案，包括：教学科研仪器设备管理的各项规章制度及文件，固定资产及低值易耗品台账，低值易耗品领用记录，仪器设备技术档案，仪器设备使用、借用及维修记录，仪器设备购置申请单、验收单、调拨单、报废单，贵重仪器设备的技术档案（如可行性论证报告、验收报告、使用、故障、检修、计量记录等），进口仪器设备的装箱单、合格证、原产地证明及相关文件资料，实验（训）技术开发及自制改造仪器设备的验收报告、材料等。

2.采购项目档案

采购项目档案指与购置计划项目管理直接相关的档案，包括：教学科研仪器设备采购管理规章制度及文件，购置计划项目申请书，进口设备论证资料，采购方式审批单，招标业务委托书，招标文件，供货合同，验收申请，院级验收记录，资产验收单，验收报告，付款手续等。

（二）实验（训）室建设与管理档案

1.日常管理档案

指与实验（训）室建设与日常管理直接相关的档案，包括：实验（训）室建设与管理规章制度及文件，实验（训）室设置及主任任免材料，实验（训）室人员基本情况表，岗位职责，实验（训）室发展规划（包括任务、经费、房屋、人员、设备购置等），实验（训）室工作计划、总结，实验（训）室安全管理记录，实验（训）室人员考核记录、培训计划及实施情况，实验（训）室主任及专职人员工作日志，实验（训）室评比、总结材料及证书，实验（训）室科学研究论文，实验（训）室成果鉴定证书以及实验（训）室各项重要活动文字、视频材料等。

2.上报文件档案

主要指上报与上级部门，由实验（训）室信息管理系统统计出的报表及相关报告和支撑材料，其中报表包括：教学科研仪器设备表、教学科研仪器设备增减变动情况表、贵重仪器设备表、教学实验（训）项目表、专任实验（训）室人员表、实验（训）室基本情况表和实验（训）室经费情况表等。

四、管理要求

（一）凡经学院正式批准建立的实验（训）室,均应以实验（训）室为单位分别建立相应的实验（训）室工作档案。其中，贵重仪器设备由使用单位单独建档。

（二）实验（训）室工作相关部门（单位）应督促实验（训）室工作人员认真做好档案材料的收集和整理工作，并及时提供与实验（训）室档案管理人员。

（三）依据教育部颁布的《高等学院档案管理办法》的要求，各实验（训）室应对档案的内容进行编目整理，并由实验（训）室专人保管。重要档案按规定报送院档案馆存档。

（四）实验（训）室工作档案归档时间一般要求为：

1.学院各部门应当在次学年6月底前归档；

2.教学单位应当在次学年寒假前归档；

3.教学科研仪器设备购置计划项目档案应当在项目完成后三个月内归档。

（五）新成立的实验（训）室要及时建立档案。实验（训）室体制或人员变动时，应及时做好档案的移交工作，以保持档案的完整性和连续性。

（六）凡要借阅实验（训）室档案的单位和个人，应到相关的实验（训）室履行相应的借阅手续。借阅期间应妥善保管，不得损坏和遗失，用后必须及时归还。

五、本制度自发布之日起执行，由设备与实训中心负责解释。